Un enjeu majeur de compétitivité pour les entreprises françaises

Après avoir optimisé leurs achats stratégiques, les entreprises se focalisent depuis ces dix dernières années sur les achats non stratégiques ou autrement appelés achats indirects. Il s’agit de tous les produits et services dont elles ont besoin pour fonctionner mais qui n’entrent pas directement dans le coeur de leur prestation. Au sein de cette vaste catégorie, il existe une famille d’achats encore vierge de toute optimisation : les achats « ad-hoc » qui représentent 20% du volume des achats indirects. Leur gestion est tellement déstructurée qu’on les qualifie souvent « d’achats sauvages ». Pourtant ils regorgent d’économies potentielles s’ils sont organisés avec une démarche appropriée

Une mine d’or cachée dans les achats indirects

Les sociétés ayant un département Achats ont bien souvent rationalisé la partie récurrente de leurs achats indirects, qui regroupent notamment les prestations de voyage, les services de nettoyage, de restauration ou encore l’outillage, les équipements de protection individuelle, les équipements informatiques et les fournitures de bureau. Ces volumes ont été concentrés auprès de quelques fournisseurs, des appels d’offres ont été organisés et des procédures internes ont été mises en place pour diminuer les coûts. On peut donc considérer que ces achats sont maîtrisés. Néanmoins, il reste un vrai gisement d’économies encore très peu exploité que nous appellerons ici les achats « ad-hoc » ou « sauvages ». Il s’agit de tous les produits dont les entreprises ont besoin de façon ponctuelle et irrégulière pour faire face à des événements du quotidien. Il peut s’agir, par exemple, de sel pour le parking s’il neige, d’équipements supplémentaires pour des intérimaires ou du rayonnage additionnel urgent pour stocker une commande importante dans un Enrrepôt.
Ces achat Ad Hoc concerne tout les services d’une entreprise (bureau, entrepôt, services généraux, usines…) et regroupent aussi bien des fournitures que du matériel d’investissement. Leur approvisionnement se fait généralement dans l’urgence, ils échappent régulièrement au contrôle des départements. C’est pourquoi on les qualifie souvent d’«achats sauvages

Des économies potentielles considérables

On peut penser que ce type d’achat est anodin par rapport aux achats de produits récurrents et à fort volume tels que les fournitures de bureaux. Pourtant, s’ils ne représentent que 20% du volume total, ils concentrent à eux seuls 80% des coûts de gestion associés aux achats indirects.
Derrière ces nombreux produits commandés sporadiquement, il y a des dizaines de fournisseurs à créer et à gérer, des centaines de factures à traiter, des milliers de livraisons à recevoir. On constate que la gestion d’un fournisseur coûte près de 2 000 euros et celle d’une facture entre 75 et 150 euros. Par exemple, une entreprise de 200 millions d’euros de chiffre d’affaires, ayant quatre sites en France, peut avoir jusqu’à 1 000 fournisseurs pour moins de 10 transactions effectuées par fournisseur !
De nombreux acheteurs ont conscience de ces enjeux et souhaitent agir. Mais on leur oppose souvent en interne que la réduction des coûts liés à ces «achats sauvages» est compliquée et fastidieuse. Elle nécessite l’élaboration de processus de validation et de contrôle incompatibles avec la réactivité nécessaire pour faire face aux imprévus.
Selon notre expérience, moins de 10% des entreprises françaises ont mis en place une démarche d’optimisation de ces «achats sauvages». Dans la plupart des cas, aucune organisation spécifique ne s’en charge. A chaque besoin produit correspond la création d’un nouveau fournisseur, un processus d’achat différent (pouvant même aller jusqu’à l’achat dans une grande surface remboursé sur note de frais). Ces achats échappent ainsi totalement au contrôle des Directions des Achats surtout dans les entreprises multi-sites. Cela représente une perte très importante de temps et d’argent et donc de compétitivité.

Les solutions possibles

La bonne nouvelle est qu’il existe maintenant des solutions qui changent complètement la donne. Nous avons constaté chez Manutan que les clients ayant mis en oeuvre des solutions ont en moyenne pu économiser 30 à 50% du coût de leurs «achats sauvages». Si l’ensemble des entreprises françaises de plus de 250 salariés entreprenait une telle démarche, ce sont plusieurs millions d’euros qui pourraient être économisés. Chaque euro économisé sur les achats indirects a un impact direct sur le résultat net. Ces économies considérables pourraient être directement injectées dans la compétitivité de l’économie nationale !

L’équation gagnante : des outils digitaux portés par une stratégie relationnelle

Ces solutions s’appuient principalement sur la force et la flexibilité du digital associées à une stratégie relationnelle efficiente pour susciter l’adhésion.

La force et la flexibilité du digital…
Le digital permet de mettre en place des catalogues avec un nombre de produits quasi-illimités. C’est la première condition si l’on veut pouvoir maîtriser les achats indirects et ainsi remplacer de multiples fournisseurs par un fournisseur de référence, auprès duquel on peut concentrer les volumes et donc négocier une remise d’ensemble. Pour éviter de faire appel à un fournisseur par besoin, il est nécessaire que les utilisateurs puissent trouver en un seul endroit tous les produits souhaités.
Le digital, en éliminant la contrainte d’un magasin ou d’un catalogue, permet de proposer des millions de références. Il permet également d’assurer la livraison rapide de ces produits qui, rappelons-le, sont souvent commandés dans l’urgence ! Grâce à Internet, les distributeurs ont pu mettre en place, ces dernières années, des plateformes de connexion automatique avec leurs fournisseurs. Ces systèmes permettent non seulement un réapprovisionnement plus rapide de leurs stocks, mais aussi une livraison directe et maîtrisée par les fournisseurs des produits très encombrants ou à plus faible rotation. La révolution apportée par ces solutions réside également dans la gestion interne du processus de commande. De la prise de commande jusqu’à la facturation, tout peut être maintenant dématérialisé. Des systèmes simples et souples de gestion des autorisations permettent de déléguer la prise de commande directement aux utilisateurs, tout en les encadrant. L’utilisateur gagne ainsi en réactivité et les acheteurs peuvent enfin avoir un vrai contrôle sur ces achats. Ils accèdent notamment à un système complet de reporting, leur offrant une visibilité totale sur la consommation. Ils peuvent ainsi savoir ce qui est réellement commandé et entreprendre un travail d’optimisation, ce qui est sans conteste source de gains additionnels.
On observe que le reporting des consommations de l’ensemble des sites permet aux acheteurs de réaliser que certains produits sont finalement achetés de façon assez régulière. Ils peuvent dès lors « normaliser » certaines références et négocier de meilleurs tarifs. Ils peuvent également travailler sur les processus d’approvisionnement

Ces dernières années ont émergé des Vending Machines qui, à l’instar des distributeurs automatiques de boissons, mettent à disposition des utilisateurs directement sur leur lieu de production les produits dont ils ont le plus fréquemment besoin. Ils n’ont qu’à sélectionner avec leur carte magnétique personnalisée le produit souhaité. On constate tout d’abord une baisse de la consommation de 30 % liée à un meilleur contrôle. Vient s’ajouter ensuite un gain de temps car il n’est plus nécessaire de se déplacer pour aller chercher le produit dans un magasin central.
Enfin, on remarque une amélioration du Besoin en Fonds de Roulement grâce à la diminution du stock, la machine étant connectée au système informatique du fournisseur qui peut la réapprovisionner à la journée ou à la semaine.

Associées à une stratégie relationnelle pour susciter l’adhésion
Malgré leur puissance et simplicité d’utilisation, il ne suffit pas de déployer ces solutions digitales pour que la rationalisation des «achats sauvages» soit effective. Il est nécessaire d’accompagner en interne leur mise en place. Comme dans toute «centralisation», des résistances au changement émergent. Une introduction trop brutale peut générer un rejet de la part des utilisateurs qui multiplient alors les raisons pour ne pas s’en servir (mise en avant d’un produit acheté moins cher localement, d’une relation privilégiée avec un fournisseur local…).
C’est pourquoi les Directions des Achats ont besoin non seulement du support de leur Direction Générale mais surtout d’un partenaire distributeur capable de visiter et d’informer l’ensemble des sites de l’entreprise (usine, siège, centre de logistique…) et des interlocuteurs (achats, approvisionneurs, utilisateurs…) sur la nature des accords et les bénéfices associés. Un partenaire développant une vraie proximité avec les utilisateurs locaux et leur donnant de réelles garanties de service. Ces derniers réalisent alors qu’ils conservent une qualité de relation, tout en ayant des processus allégés qui leur font gagner énormément de temps